Interne campagne

Gemeente Terneuzen

‘Hulp bij implementatie van het Zaaksysteem.’

Denkwerk

Per 1 januari 2017 werden overheidsinstellingen verplicht om digitaal te werken. De gemeente Terneuzen heeft al enige tijd ‘Het Zaaksysteem’ maar niet iedereen maakt hier voldoende gebruik van. De meningen over het werken met het systeem zijn erg verdeeld. Een aantal werkt continu met het systeem, terwijl anderen het systeem niet of nauwelijks openen. De gemeente wil graag een gedragsverandering teweeg brengen om ervoor  te zorgen dat iedereen overstapt naar digitaal werken, vooral omdat het verplicht wordt, het is dus noodzakelijk.

Maakwerk

Ambassadeurs

In overleg hebben dWZO en de gemeente Terneuzen een werkgroep op gericht. Waarbij dWZO het voortouw zou nemen in het leiden van de groep. dWZO heeft allereerst vijf  basisvragen opgesteld om meer kennis te krijgen van het onderwerp en de cultuur die binnen de gemeente Terneuzen speelt. We zijn begonnen met een brainstormsessie met een redelijk grote werkgroep om te bekijken hoe iedereen over het systeem dacht. Zo konden ze allemaal hun mening geven.

 

Op deze manier raken dWZO en de medewerkers van de gemeente meer betrokken bij de problematiek van het zaaksysteem. Dat laatste is erg belangrijk, zij worden later ambassadeurs die het systeem intern kunnen promoten.

De klant aan het woord​

‘Bram en Sonja slaan goed aan! De medewerkers waren enthousiast over de animatie, ook de inloopsessies waren geslaagd, we kregen positieve reacties. Bij de inloopsessies waren vooral medewerkers aanwezig die nog niet echt met het zaaksysteem werken. Ook krijgen we de laatste week vaak vragen van collega’s over het zaaksysteem via e-mail. Dit is erg goed, zo zie je dat zij er toch aan willen beginnen en erover willen leren.’

‘Wat wij als gemeente erg leuk vinden is dat de medewerkers zichzelf benoemen tot Bram of Sonja. Zo merk je dat ze er echt mee bezig zijn!’

Bernadette van Riet – Gemeente Terneuzen